Hoofdstuk 6
Voortgang volgen
Als je streeft naar een divers medewerkersbestand en een inclusief werkklimaat, dan wil je weten wat dit in de praktijk oplevert. In dit hoofdstuk zetten we uiteen hoe je de voortgang in kaart kunt brengen, hoe je de resultaten kunt interpreteren, en hoe je op basis hiervan je doelen en activiteiten kunt aanpassen.
6.1 Meten en monitoren
Volg systematisch de uitvoering van je Plan van Aanpak. Zo weet je wat werkt en wat niet, en kun je waar nodig bijsturen. Klik op een onderwerp voor meer informatie.
Diversiteit monitoren
Meten hoe je inzet op meer diversiteit uitpakt, kun je op verschillende manieren doen:
- HR-systeem: De dimensies gender en leeftijd kun je meten aan de hand van het HR-systeem. Heb je medewerkers uit het doelgroepregister in dienst? Neem deze cijfers dan ook mee. Deze vallen namelijk onder de dimensie arbeidsvermogen.
- Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) of enquête: Zowel etnisch-culturele diversiteit en lhbti+ achtergrond als andere vormen van bijzonder arbeidsvermogen, kun je via deze weg uitvragen. Je kunt gebruikmaken van dit voorbeeld.
- Barometer Culturele Diversiteit: Heb je 250 of meer werknemers? Dan kan het CBS de etnisch-culturele samenstelling van je personeelsbestand meten met de Barometer Culturele Diversiteit.
- Inschatting: Bepaalde dimensies uitvragen is misschien geen optie. Bijvoorbeeld omdat je zo weinig personeel hebt dat persoonsgegevens snel herleidbaar zijn tot individuen. Dan is visuele inschatting een alternatief. Doe dit in samenspraak met minimaal twee medewerkers van de HR-afdeling en/of uit de top. Let op: vanwege gebrek aan objectiviteit heeft dit niet de voorkeur.
Inclusie monitoren
Hoe inclusief het werkklimaat is, meet je aan de hand van reacties van medewerkers. Vraag bijvoorbeeld in hoeverre medewerkers gelijke kansen ervaren, of te maken krijgen met ongewenst gedrag of uitsluiting. Dit kan onder andere via:
- Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) of enquête: Dit is het voornaamste instrument om anoniem in kaart te brengen hoe medewerkers de werksfeer ervaren. Je kunt gebruikmaken van dit voorbeeld.
- Groepsgesprekken: Gesprekken binnen en tussen teams en organisatieonderdelen zijn een goede manier om het delen van ervaringen te stimuleren. Houd hierbij rekening met machtsverhoudingen. De kans op succes is groter wanneer werknemers met minder beslissingsbevoegdheden de kans krijgen om te vertellen, zonder hierop beoordeeld te worden.
- Medewerkersnetwerken: Dit zijn groepen collega's uit alle onderdelen van de organisatie die een achtergrond of persoonskenmerken delen. Zij kunnen informatie verstrekken over de ervaringen van deze medewerkers.
- Exitgesprekken: Exitgesprekken bieden een schat aan informatie over problemen die tot vertrek van bepaalde groepen leiden. Meer informatie vind je in onze Handreiking ‘Exitgesprekken’.
- NIM (Nederlandse Inclusiviteitsmonitor): Heb je meer dan 200 werknemers? Dan kan de Nederlandse InclusiviteitsMonitor in kaart brengen in hoeverre jouw werknemers het werkklimaat als inclusief ervaren.
Als het HR-systeem het toelaat, kun je ook kijken of er verbanden zijn tussen feedback van medewerkers en hun achtergronden. Zo kom je erachter of bepaalde groepen vaker problemen ervaren.
Registratie van persoonsgegevens: de AVG
Sommige werkgevers zijn bang dat het meten en registreren van de persoonskenmerken van personeel botst met de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Deze hoeft echter geen belemmering te zijn. De AVG staat het uitvragen en verwerken van bijzondere persoonsgegevens toe, als je kunt aantonen dat er sprake is van:
- Een gerechtvaardigd belang – namelijk het meten en monitoren van de personeelssamenstelling en de werksfeer.
- Uitdrukkelijke en vrijwillige toestemming van je medewerkers. Daarbij moet je aantonen dat ze bij het geven hiervan volledig geïnformeerd zijn over wat je met de gegevens gaat doen.
Meer weten over het meten en monitoren van diversiteit en inclusie? Bezoek ons Kennisplatform.
6.2 Evalueren en bijsturen
Evalueer de voortgang op vaste momenten, minimaal één keer per jaar. Vergelijk altijd verschillende meetmomenten. Bijvoorbeeld dít jaar, vorig jaar én de nulmeting. Zo krijg je zicht op de langjarige voortgang.
Blijkt uit evaluatie dat doelen niet gehaald worden, of dat activiteiten niet het gewenste effect hebben? Zoek uit hoe dat komt, en ontwikkel vervolgens concrete actieplannen met haalbare interventies. Doe dit zoveel mogelijk samen met je medewerkers. Bijvoorbeeld door de uitkomsten te bespreken binnen groepen samengesteld uit verschillende organisatieonderdelen.
Tussentijdse evaluatie kan ook aanleiding zijn om je doelen aan te passen, of zelfs om nieuwe doelen te stellen. Bijvoorbeeld omdat de voortgang beter is dan verwacht.
6.3 Praktijkvoorbeelden
Werkgevers die het Charter Diversiteit ondertekenen, meten en evalueren de voortgang van hun Plan van Aanpak op verschillende manieren. Klik hieronder voor twee voorbeelden.
PostNL | Diversiteitsindex
PostNL heeft een eigen diversiteitsonderzoek ontwikkeld: de ‘Diversiteitsindex’. Dit instrument meet diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie op verschillende niveaus. Het belicht de mate van acceptatie en gelijke kansen voor collega’s van diverse achtergronden, waaronder cultuur, leeftijd, genderidentiteit, lhbti+ en afstand tot de arbeidsmarkt. Het identificeert ook ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals pesten, uitsluiting en intimidatie.
De inzichten uit de Diversiteitsindex helpen organisaties effectiever sturen op diversiteit en inclusie. Dit leidt tot minder ziekteverzuim, lager personeelsverloop, een veiliger werkomgeving, verbeterde besluitvorming, een positievere werksfeer en meer betrokkenheid. De Diversiteitsindex heeft binnen PostNL geleid tot een geborgd DE&I-beleid met zes focusgebieden, waaronder multiculturele diversiteit.
LKCA | Happiness Meter
Het LKCA (Landelijk Kennisinstituut Cultuureducatie en Amateurkunst) gebruikt de Happiness Meter om medewerkerstevredenheid te meten. De Happiness Meter is een onderzoek waarmee het LKCA tweemaal per jaar de ‘happiness’ in de organisatie vaststelt en meet of medewerkers gelukkig en zichzelf kunnen zijn op de werkvloer.
De Happiness Meter helpt het LKCA om op de juiste wijze aan de slag te gaan met HR-thema’s. In vier categorieën (ziel, hoofd, lichaam en hart) wordt beoordeeld hoe het LKCA als organisatie scoort en uiteindelijk dus ook hoe inclusief het is voor de medewerkers. De ambitie is om op alle onderdelen op een schaal tot 5 minimaal een 4 te scoren.
PwC | Registratie en communicatie
Internationaal assurance- en belastingadvieskantoor PwC registreert op verschillende manieren de diversiteit onder het personeel. De gegevens brengen de ontwikkeling in instroom, doorstroom en uitstroom in kaart van verschillende groepen medewerkers, uitgesplitst naar functieniveaus, beoordeling en promotie.
Vastleggen van gegevens over gender en leeftijd vindt plaats op basis van het HR-systeem. Daarnaast houdt PwC gegevens over etnisch-culturele diversiteit bij. Alle medewerkers wordt op vrijwillige basis via een formulier gevraagd om informatie te geven over hun land van herkomst en dat van hun ouders. In de begeleidende tekst wordt het doel van deze uitvraag omschreven.
PwC heeft gemerkt dat communicatie over het doel van deze vrijwillige registratie essentieel is voor het creëren van draagvlak en medewerking. Rond de 90 procent van de medewerkers doet vrijwillig mee. Uit juridische toetsing bleek bovendien dat de aanpak van PwC volledig aan de eisen van de AVG voldoet.
